Datenschutzerklärung

Diese Erklärung gilt für die App Werkio. Sie erklärt, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, wofür, auf welcher Grundlage und an wen sie gehen. Für die Webseite von Werkio gilt eine eigene Erklärung auf der Webseite.

1. Wer ist verantwortlich, und wer wofür?

Anbieter der App ist [bitte ergänzen], [bitte ergänzen], [bitte ergänzen], E-Mail: [bitte ergänzen](im Folgenden „wir“).

Wir sind verantwortlich für die Daten, die wir für uns selbst brauchen: das Konto, die Abrechnung, die Sicherheit und die Nutzungsmessung der App.

Für die Inhalte, die ein Betrieb in Werkio erfasst (Angebote, Rechnungen, Kundendaten, Sprachaufnahmen, Fotos, Notizen) ist der jeweilige Betrieb verantwortlich. Wir verarbeiten sie in seinem Auftrag nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung (siehe Seite „AV-Vertrag“). Wer als Kunde eines Betriebs Fragen zu seinen Daten hat, wendet sich zuerst an diesen Betrieb.

2. Welche Daten verarbeiten wir?

• Konto: E-Mail-Adresse, Name, Telefonnummer, Rolle im Betrieb, Passwort (nur als nicht umkehrbarer Prüfwert gespeichert).
• Betrieb: Firmenname, Anschrift, Kontaktdaten, Steuer- und Bankangaben, Logo, Stundensätze, Texte für Angebote, Einstellungen.
• Inhalte des Betriebs: Sprachaufnahmen (nur zur Umwandlung in Text), Texte der Diktate, Angebote und Rechnungen mit Positionen und Preisen, Kundendaten (Name, Anschrift, E-Mail, Telefon, Notizen), Fotos, Arbeitsberichte, Preisliste, erzeugte PDFs, Antworten und Fragen, die Kunden über den Angebotslink senden.
• Nutzungsmessung: Anzahl und Dauer der KI-Aufrufe je Betrieb (ohne Inhalte), Zahl erstellter, gesendeter und angenommener Angebote, Zeitpunkte. Das dient dem Schutz vor Missbrauch, der Abrechnung und der Verbesserung der App.
• Rückmeldungen: Text, den Sie über das Feedback-Fenster senden, mit der Seite, auf der Sie waren (ohne Kennungen von Angeboten oder Kunden).
• Technische Daten: Server-Protokolle (zum Beispiel Zeitpunkt, Fehlermeldungen, Gerätetyp), ohne Inhalte Ihrer Angebote.

3. Wofür und auf welcher Grundlage?

• Bereitstellung der App, Konto und Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Sicherheit, Fehlersuche, Schutz vor Missbrauch, Nutzungsmessung und Verbesserung der App (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse).
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, zum Beispiel Aufbewahrung von Rechnungen und Geschäftsunterlagen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Nutzung anonymisierter Diktattexte für die Qualitätstests der KI, nur wenn der Admin des Betriebs es ausdrücklich erlaubt hat(Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Einwilligung, jederzeit in den Einstellungen widerrufbar). Vorher werden Namen, Anschriften, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Bankangaben entfernt.

4. Sprache und KI: wohin Ihre Diktate gehen

Wenn Sie ein Diktat aufnehmen, wird die Aufnahme zur Umwandlung in Text an einen Spracherkennungsdienst gesendet. Der erkannte Text wird an einen KI-Dienst gesendet, der daraus die Positionen des Angebots bildet. In einem Diktat kommen oft Namen und Anschriften von Kunden vor, sie gehen mit.

• Beide Dienste sitzen in den USA (siehe Abschnitt 5). Die Daten werden dorthin übermittelt.
• Das Teilen der Eingaben und Ausgaben mit den Anbietern zum Training ihrer Modelle ist in unseren Konten ausgeschaltet. Wir nehmen an keinem Programm zur Weitergabe von Daten zum Training teil.
• Die Aufnahme wird bei uns nicht dauerhaft gespeichert. Der erkannte Text eines Diktats wird zusammen mit dem Angebot gespeichert, damit Sie das Angebot später nachvollziehen können.
• Die App rät keine Mengen und Preise. Unklares wird markiert, und nichts geht an Kunden, bevor Sie es freigeben.

5. An wen geben wir Daten weiter?

Wir setzen die folgenden Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein:

• Supabase: Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher. Daten: alle Inhalte des Betriebs: Konto, Angebote, Rechnungen, Kunden, Preisliste, Fotos, PDFs, Logos. Ort: Frankfurt (Deutschland), EU. Anbieter mit Sitz in den USA. Aufbewahrung: bis zur Löschung durch den Betrieb; Sicherungskopien [Dauer laut gebuchtem Tarif eintragen].
• Vercel: Betrieb der Anwendung (Hosting, Server-Funktionen). Daten: Anfragen an die App einschließlich der Inhalte, die gerade verarbeitet werden (zum Beispiel Diktattexte), technische Protokolle. Ort: Server-Funktionen in Frankfurt (Region fra1), EU. Auslieferung statischer Dateien über ein weltweites Netz. Anbieter mit Sitz in den USA. Aufbewahrung: Protokolle nach den Einstellungen des Anbieters [bitte eintragen].
• OpenAI: Umwandlung von Sprachaufnahmen in Text (Spracherkennung, Modell Whisper). Daten: Sprachaufnahme des Diktats, gesprochene Inhalte (zum Beispiel Namen, Anschriften, Leistungen, Preise). Ort: USA. Aufbewahrung: nach den Bedingungen des Anbieters bis zu 30 Tage zur Missbrauchsprüfung [bitte gegen die aktuellen Bedingungen prüfen]; das Teilen von Eingaben und Ausgaben zum Training ist ausgeschaltet.
• Anthropic: Gliederung des Diktattextes in Angebotspositionen und Auswertung von Antworten (KI, Modell Claude). Daten: Text des Diktats (zum Beispiel Namen, Anschriften, Leistungen, Mengen, Preise), bestehende Positionen bei Ergänzungen. Ort: USA. Aufbewahrung: 30 Tage (Einstellung der Organisation); keine Nutzung zum Modelltraining, das Entwicklungspartner-Programm ist nicht aktiviert.
• Apple und Google (Push-Dienste der Geräte): Zustellung von Mitteilungen aufs Handy, wenn Mitteilungen eingeschaltet sind. Daten: Kurztext der Mitteilung (zum Beispiel „Angebot angenommen“) und Kennung des Geräts, keine Kundendaten. Ort: je nach Gerät Apple oder Google, weltweit. Aufbewahrung: nach den Regeln des Anbieters.

Nur wenn die jeweilige Funktion eingeschaltet ist, kommen hinzu:

• Stripe: Abwicklung der Zahlung des Abonnements. Daten: Name, E-Mail, Zahlungsangaben des zahlenden Betriebs, keine Kundendaten des Betriebs.
• Resend: Versand von E-Mails aus der App (zum Beispiel Wochenübersicht, Rückmeldungen), nur wenn eingerichtet. Daten: E-Mail-Adresse des Empfängers, Inhalt der Nachricht.

Eine Weitergabe an andere Empfänger oder zu Werbezwecken findet nicht statt.

6. Übermittlung in Länder außerhalb der EU

Mit den Diensten in den USA werden Daten in ein Land außerhalb der EU übermittelt. Wir stützen die Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission und, soweit der Anbieter dafür zertifiziert ist, auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework. [Bitte je Anbieter bestätigen.] Nach den Einstellungen und Bedingungen der Anbieter werden die Daten nicht zum Training genutzt. Trotzdem können Behörden in Drittländern unter Umständen Zugriff verlangen. Wer das nicht möchte, nutzt die Sprach- und KI-Funktionen nicht und trägt Angebote von Hand ein.

7. Wie lange speichern wir Daten?

• Sprachaufnahmen: Nach der Umwandlung in Text nicht bei uns gespeichert. Die Aufbewahrung bei den Anbietern steht in Abschnitt 5.
• Angebote, Kunden, Fotos, Preise und PDFs: bis der Betrieb sie löscht oder den Betrieb in der App löscht.
• Gestellte Rechnungen lassen sich nicht löschen, weil sie gesetzlich aufbewahrt werden müssen (nach unserem Kenntnisstand mehrere Jahre, [Frist bitte mit dem Steuerberater bestätigen]).
• Nach Vertragsende löschen wir die Daten des Betriebs nach [Frist bitte festlegen], soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Sicherungskopien der Datenbank werden nach [Frist laut Tarif eintragen] überschrieben.

8. Angebotslink für Kunden eines Betriebs

Ein Betrieb kann seinen Kunden einen Link zum Angebot schicken. Wer den Link öffnet, sieht das Angebot und kann zusagen, ablehnen oder eine Frage stellen. Dafür speichern wir, ob und wann der Link geöffnet wurde, sowie die Angaben der Antwort (Name, Text, Kontakt, Zeitpunkt). Die IP-Adresse wird dafür nicht in der Datenbank gespeichert. Der Link ist nur über die lange, zufällige Adresse erreichbar. Für diese Verarbeitung ist der Betrieb verantwortlich, der das Angebot sendet. Er ist auch Ansprechpartner für Auskunft, Berichtigung und Löschung. Eine Weitergabe an andere Personen oder Werbung findet nicht statt.

9. Cookies und Speicher im Gerät

Wir setzen nur technisch notwendige Cookies, um Sie angemeldet zu halten. Dazu kommen Einstellungen im Speicher Ihres Geräts, zum Beispiel hell oder dunkel und der zuletzt genutzte Versandweg je Kunde. Es gibt keine Werbe- oder Analyse-Cookies, keine Weitergabe an Werbenetzwerke und kein Tracking.

10. Mitteilungen aufs Handy

Wenn Sie Mitteilungen einschalten, speichern wir die technische Kennung Ihres Geräts bei uns. Die Zustellung läuft über den Push-Dienst von Apple oder Google. Die Mitteilungen enthalten nur kurze Texte ohne Kundendaten. Sie können Mitteilungen jederzeit in Ihrem Profil und im Gerät ausschalten.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitung, die auf berechtigtem Interesse beruht. Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Admins eines Betriebs können alle Daten ihres Betriebs in der App exportieren und löschen. Für Ihre Anliegen wenden Sie sich an [bitte ergänzen].

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist: [zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde bitte eintragen].

12. Sicherheit

Die Verbindung ist verschlüsselt. Daten eines Betriebs sind für andere Betriebe nicht sichtbar, das wird durch Zugriffsregeln in der Datenbank erzwungen und geprüft. Der Zugriff ist auf angemeldete Mitglieder des jeweiligen Betriebs beschränkt, Admins können Zugänge sperren. Dateien liegen je Betrieb getrennt. Die Nutzung der KI ist je Betrieb begrenzt. Es werden keine Inhalte von Angeboten in Protokolle geschrieben.

13. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die App oder die Rechtslage ändert. Den Stand finden Sie unten auf der Seite.